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力求實效
書店全力以赴做好館配會籌備

時間:2018-03-27 作者:劉媛 曲一歌/文 物資公司 王珂/攝 來源:省新華書店連鎖分公司

    3月19日,由書店集團主辦的“2018年山東圖書館館配會”在物資公司啟幕。本屆館配會以“滿足圖書館采書需求,實現文化資源共享”為目標,突出展示最新出版成果。為開好這次省內最具規模的圖書交易盛會,書店集團提早謀劃、周密安排,力求實現館配會成交額再創新高。

    早部署,細籌劃 書店集團館配會領導小組從元旦后就召集各承辦單位、數據信息中心、物流中心召開工作協調會,對招商、布展、網絡等工作進行溝通對接,明確責任、細化分工,全力以赴把各項籌備工作做精、做細、做實。

    連鎖公司作為本次會議的主要承辦部門,制訂了詳盡的工作實施方案,設立了業務、會務、安保、展場、宣傳、信息等多個專門小組,并聯合、教育科技發展公司、濟南分公司、物流中心在館配招商、場館設計、服務規劃、圖書運輸、圖書選品等方面進行了細致籌措。

    廣招商,謀共贏 連鎖公司以往年館配會參展出版商數據為基礎,結合去年展會訂貨量,篩選出適合的大社、重點社及地方出版社及早進行溝通協商,最終邀請到全國近500家供商參展。設立魯版、科技、社科、文藝、教育、少兒、教育裝備、非圖多元產品等多個展區,展示各類產品約16萬余種。宏大的規模、豐富的品種,極大提升了全省各分公司邀請客戶參會的積極性。預計本次展會將有120余家分公司,1300余家公共圖書館、大中專院校圖書館、中小學圖書館蒞臨會場進行現場采樣訂貨。既充分展示了山東新華書店的綜合實力和品牌形象,又為館、社、店搭建了優質的交流平臺,實現了三方密切合作、互利共贏的良好局面。

    多舉措,保服務 展會采訂,數據先行。為保障展期現場采貨,連鎖公司聯系物流中心連續加班加點,在規定時間內完成了16余萬冊樣書書目數據錄入,以及4500余件樣書的收發、整理。館配期間,還在會展現場設立信息處及時補錄新書資料,第一時間滿足供商和客戶的數據需求。

    本屆館配會展場面積達6000平方米,場館區域圖、展區標識牌采用不同的顏色進行標注,供商標識牌清晰醒目。對精選出的70多名導服人員進行多次培訓,身著“紅馬甲”,采取“區域分組、貨架定人”的管理模式,真正實現責任到人。

    為保證現場采集效率,從全省調配了360部RF手持無線終端采集器,新購置30部RF采集器和300塊電池,確保機器數量、質量保障充足。為防止由于使用頻次、數量過高導致的網絡癱瘓現象,根據參會人數、RF采集器需求數量和預期采集量,把全省16個分公司參會代表分為五個批次,確保每天RF采集器的滿負荷使用。

    抓重點,求實效 山東傳媒版圖書是歷屆館配會的展示重點。展會顯著位置設立了“魯版圖書展區”,安排專職導服人員向采購客戶重點推薦山東傳媒版新書、重點書。為取得征訂新突破,書店集團對適合中小學、大中專院校圖書館和公共圖書館的圖書進行重點梳理、推薦,重點推出聯合《大家小書》系列圖書,以及《中共黨史人物傳》兩種圖書,通過多種激勵措施和營銷舉措,力爭在圖書上市之初通過館配會贏得銷售開門紅。

    “重點圖書推薦書冊”,這也是本次館配會上的亮點之一,“推薦手冊”上羅列了百余種精選的重點、熱銷書目供采購商選擇,每種圖書附帶條形碼,真正實現了“一冊在手,可掃群書”的高效、便捷采購,大大減少了客戶奔波采購的時間,提高了采購效率。

    重細節,暖人心 本著“勤儉辦會、細致周到”的辦會原則,注重細節管理。布展圖書上架后,將打包紙、繩都回收起來,以備撤展時二次使用;物料多方詢價,租借凳子、直飲水機等臨時用品,降低辦會成本,提高資源再利用的效率;設立洽談區和服務區,代表們可以一邊品嘗果汁、現磨咖啡,一邊休息交流;直飲水代替了以往的桶裝水,避免了排隊等開水、頻繁換水的不便;一樓設立就餐大廳,讓代表們告別了貨架前用餐的尷尬;增加多名安保加強商品管理,最大限度保障供商利益;專職的保潔人員隨時確保場館整潔衛生......諸多溫馨細致的安排,讓與會代表有了賓至如歸的感覺,受到了代表們的一致好評。

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